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Créer une SA à Marseille : conventions réglementées, autorisation du conseil et rapport spécial — JTEC Conseil 13012
Sommaire
Introduction
Une société anonyme se construit autour d'un conseil, d'actionnaires et d'un commissaire aux comptes, et les contrats conclus entre la société et ses propres dirigeants y suivent une procédure écrite. Cette procédure se prépare dès la rédaction des statuts, et non le jour où la première convention arrive sur le bureau du président.
Le code de commerce répartit ces contrats en trois familles : les conventions libres, celles qui exigent une autorisation et celles que la loi interdit. Une convention mal classée expose la société à une annulation et à une action en responsabilité.
La réponse tient en une phrase : tout contrat entre la SA et l'un de ses dirigeants ou de ses actionnaires importants doit être autorisé avant sa signature, puis porté à la connaissance des actionnaires réunis en assemblée. Le reste de cet article déroule cette chaîne dans l'ordre où elle se présente à une société fraîchement immatriculée.
Les caractéristiques de la forme anonyme, les formalités de constitution et la comparaison avec les autres sociétés sont également traitées. Les dossiers évoqués concernent des projets installés à Marseille et dans les Bouches-du-Rhône, zone d'intervention habituelle du cabinet.
Créer une SA : les contrats passés avec ses dirigeants se décident tôt
La société anonyme est une société par actions dont le fonctionnement repose sur des organes collégiaux et sur une information périodique des actionnaires. Cette collégialité a une conséquence immédiate : un dirigeant ne traite pas librement avec la société qu'il dirige, il doit passer par une autorisation préalable.
Le sujet paraît éloigné des préoccupations du créateur, alors qu'il se joue précisément au démarrage. Le bail du local, la convention de prestations avec une autre société du même dirigeant ou l'avance en compte courant d'un administrateur constituent des conventions à faire autoriser, et elles surgissent dès les premières semaines.
Les clauses que la forme anonyme réclame aux fondateurs
Les statuts désignent les premiers administrateurs, fixent la durée de leur mandat et organisent la tenue des réunions du conseil. Ils peuvent préciser les modalités de convocation et la conservation des registres, ce qui facilite la traçabilité des autorisations pendant toute la vie sociale.
Un premier conseil d'administration se réunit après l'immatriculation pour nommer le président, arrêter le mode de direction et autoriser les conventions déjà identifiées. Préparer cet ordre du jour avant la délivrance du K-bis évite de signer un contrat dans l'attente d'une régularisation.
Caractéristiques de la société anonyme : responsabilité, capital, organes et imposition
Dans une société anonyme, la responsabilité des actionnaires est limitée à leurs apports, et aucun engagement personnel ne leur est demandé au-delà des actions souscrites. Les créanciers n'ont pour gage que le patrimoine de la société, sauf faute de gestion caractérisée imputable à un dirigeant.
Capital minimal, libération des apports et forme nominative des actions
Le code de commerce impose un capital minimal, intégralement souscrit à la constitution, dont une fraction seulement doit être versée lors du dépôt des fonds. Le solde est appelé par le conseil d'administration dans le délai légal, et chaque appel donne lieu à une écriture comptable distincte.
Les actions d'une société anonyme non cotée sont nominatives, et la propriété de chaque actionnaire résulte d'une inscription en compte tenue par la société elle-même. Les sociétés voisines constituées sous une autre forme suivent une logique différente, qu'elles soient accompagnées par un cabinet comptable EURL à Luynes ou par un confrère de leur commune, mais la rigueur documentaire reste identique.
Imposition des bénéfices et couverture sociale des mandataires
La société anonyme relève de plein droit de l'impôt sur les sociétés, et les bénéfices distribués suivent ensuite le régime des revenus de capitaux mobiliers chez l'actionnaire. L'option pour l'imposition des bénéfices au nom des associés reste fermée à cette forme sociale dans la très grande majorité des situations.
Le président du conseil d'administration et le directeur général sont assimilés salariés pour leur protection sociale, et leur rémunération de mandat supporte les cotisations correspondantes. Les administrateurs non dirigeants perçoivent, le cas échéant, une rémunération d'activité décidée par l'assemblée, et ce point relève du conseil comme de l'ordre du jour annuel, qu'il s'agisse d'un groupe local ou d'une société suivie par un cabinet comptable EURL à Mallemort.
Conventions libres, conventions réglementées et conventions interdites
Les conventions interdites forment le premier cercle, et aucune autorisation ne peut les sauver. Il est ainsi défendu à la société de consentir un emprunt à un administrateur personne physique, de lui accorder un découvert ou de cautionner ses engagements envers un tiers.
Les conventions réglementées occupent le deuxième cercle : licites, mais soumises à une autorisation préalable et à un contrôle des actionnaires. Elles visent les contrats passés directement ou indirectement entre la société et son directeur général, l'un de ses administrateurs, ou un actionnaire détenant plus du dixième des droits de vote.
Opérations courantes conclues à des conditions normales
Le troisième cercle regroupe les conventions portant sur des opérations courantes et conclues à des conditions normales, dispensées d'autorisation. La qualification se vérifie sur deux terrains : l'opération doit entrer dans l'activité ordinaire de la société, et ses conditions doivent correspondre à celles pratiquées avec des tiers.
La frontière est moins nette qu'il n'y paraît, et une convention de prestations entre sociétés d'un même dirigeant y tombe rarement par évidence. En cas de doute, l'autorisation du conseil est la voie prudente, car elle ne demande qu'une délibération et ferme la discussion.
L'autorisation préalable du conseil d'administration, étape par étape
La personne intéressée informe le conseil du projet de convention avant toute signature, et le conseil se prononce par une délibération motivée. L'autorisation porte sur une convention identifiée, avec ses parties, son objet et sa durée, car une autorisation générale ne vaut rien.
Le conseil apprécie l'intérêt de l'opération pour la société et la justification de ses conditions économiques. Les sociétés accompagnées par un cabinet comptable EURL à Marignane comme celles du reste du département gagnent à documenter cette appréciation, car elle sera relue plus tard par le commissaire aux comptes.
Inscription au procès-verbal et information du commissaire aux comptes
Le procès-verbal du conseil reprend la décision, le nom de l'intéressé, l'objet de la convention et les motifs retenus. Le président avise ensuite le commissaire aux comptes dans le délai réglementaire qui suit la conclusion, formalité trop souvent omise dans les premiers exercices.
Un registre interne des conventions autorisées, tenu à jour dès la première année, simplifie considérablement la préparation des assemblées suivantes. Une société suivie par un cabinet comptable EURL à Marseille y range la délibération, le contrat signé et l'avis adressé au commissaire, ce qui rend le dossier immédiatement présentable.
Le rapport spécial soumis à l'assemblée générale ordinaire
Le commissaire aux comptes établit un rapport spécial sur les conventions autorisées pendant l'exercice, distinct de son rapport sur les comptes annuels. Ce document décrit chaque convention, son objet, les personnes concernées et les modalités financières retenues, sans porter de jugement sur son opportunité.
Le rapport est joint aux documents mis à la disposition des actionnaires avant la réunion, et l'assemblée statue ensuite sur chaque convention. Cette mission fait partie du socle légal du commissariat aux comptes, dont la société anonyme ne peut se dispenser par une clause statutaire.
L'actionnaire intéressé est écarté du vote
Lorsque la personne concernée est elle-même actionnaire, ses actions ne sont pas prises en compte pour le calcul de la majorité. Cette règle évite qu'un actionnaire dirigeant approuve sa propre convention, et elle change parfois l'issue du vote dans les sociétés à actionnariat resserré.
L'approbation par l'assemblée ne purge pas une autorisation manquante, elle se contente de constater que les actionnaires ont été informés. Les deux étapes sont cumulatives et non interchangeables, ce qui surprend régulièrement les dirigeants venus d'une autre forme sociale.
Convention non autorisée : nullité, responsabilité et régularisation
Une convention conclue sans autorisation du conseil n'est pas nulle de plein droit, mais elle peut être annulée si elle a causé un préjudice à la société. L'action se prescrit dans un délai qui court à compter de la conclusion, ou de sa révélation si elle fut dissimulée.
Le préjudice subi par la société reste à la charge de son bénéficiaire
L'intéressé et, le cas échéant, les administrateurs peuvent être tenus responsables des conséquences dommageables de la convention pour la société. La responsabilité se mesure au préjudice réellement subi, et la bonne foi ne l'efface pas lorsque la procédure a été ignorée.
La régularisation reste possible : l'assemblée peut approuver la convention sur rapport spécial du commissaire aux comptes exposant les raisons de l'absence d'autorisation. Les sociétés accompagnées par un cabinet comptable EURL à Martigues connaissent la mécanique, car elle se joue à l'assemblée suivante et non devant un juge.
Mieux vaut cependant traiter le sujet en amont, lors de la revue annuelle des contrats intragroupe et des engagements du dirigeant. Un point annuel avec un cabinet comptable EURL à Meyrargues ou avec le cabinet du siège suffit en général à repérer les conventions oubliées.
Formalités de constitution et tenue du premier conseil
La constitution suit un enchaînement précis : rédaction des statuts, souscription des actions, dépôt des fonds correspondant à la fraction appelée, puis signature par les actionnaires fondateurs. Les statuts désignent les premiers administrateurs et le premier commissaire aux comptes, dont la nomination conditionne la suite.
Fonds déposés, publicité au journal habilité et guichet unique
Les fonds sont déposés auprès d'un établissement bancaire ou d'un notaire, qui délivre une attestation reprise dans le dossier d'immatriculation. L'avis de constitution paraît ensuite dans un journal d'annonces légales du département, et cette publication conditionne l'opposabilité de la société aux tiers.
Le dossier est déposé sur le guichet unique des formalités des entreprises, avec les statuts, l'attestation de dépôt, les pièces d'identité et les déclarations de non-condamnation. Le greffe délivre alors le K-bis, qui ouvre l'accès aux comptes professionnels et aux premiers contrats.
Le premier conseil d'administration se tient dans la foulée pour nommer le président, choisir entre dissociation et cumul des fonctions, et autoriser les conventions déjà prévues. La réflexion fiscale menée sur les flux internes rejoint alors celle que décrit notre article sur le régime de TVA d'une société de tête, car les deux sujets se recoupent dès qu'un groupe se met en place.
Choisir entre les trois formes selon les profils du département
La société anonyme s'adresse aux projets dont l'actionnariat est destiné à s'élargir, et qui acceptent un formalisme lourd en échange d'une crédibilité institutionnelle. Une société par actions simplifiée offre une liberté statutaire beaucoup plus grande, en contrepartie d'une gouvernance que les statuts doivent entièrement construire.
Une société à responsabilité limitée convient aux projets à actionnariat stable, avec des parts sociales et un gérant personne physique. Le choix se fait sur trois axes : la cessibilité des titres, le mode de direction souhaité et l'obligation de désigner un commissaire aux comptes.
L'intervention du cabinet sur la vie juridique de la société
Le cabinet intervient sur la rédaction des clauses relatives au conseil et aux conventions, sur la préparation du premier procès-verbal et sur la tenue du registre des conventions autorisées. Il prend ensuite en charge la comptabilité courante et les déclarations fiscales, puis la préparation des assemblées annuelles.
Les profils rencontrés dans le département vont du groupe industriel familial au projet porté par plusieurs investisseurs, en passant par la société opérationnelle qui se transforme pour accueillir de nouveaux actionnaires. Qu'un dirigeant soit déjà suivi par un cabinet comptable EURL à Meyreuil ou par un cabinet comptable EURL à Mimet, le passage à la forme anonyme se prépare un exercice à l'avance.
Tableau récapitulatif des conventions d'une société anonyme
Nature de la convention | Procédure applicable | Pièce à conserver |
Opération courante à conditions normales | Aucune autorisation préalable | Mention au registre interne |
Contrat avec un administrateur | Autorisation du conseil avant signature | Procès-verbal du conseil |
Contrat avec le directeur général | Autorisation du conseil puis assemblée | Rapport spécial du commissaire |
Contrat avec un actionnaire important | Autorisation du conseil puis assemblée | Rapport spécial et vote |
Convention entre sociétés à dirigeant commun | Autorisation du conseil avant signature | Avis adressé au commissaire |
Emprunt ou caution au profit d'un dirigeant | Interdiction légale, aucune dérogation | Aucune régularisation possible |
Exemple de situation rencontrée
Le cas décrit ci-dessous est un exemple illustratif construit d'après des situations fréquentes, et non le compte rendu d'un dossier identifiable. Il sert uniquement à montrer comment la procédure se déroule en pratique.
Un groupe familial installé dans l'est des Bouches-du-Rhône avait transformé sa société d'exploitation en société anonyme pour accueillir deux investisseurs extérieurs. La société louait depuis plusieurs années un local appartenant à une société civile détenue par le dirigeant, sans qu'aucune autorisation du conseil n'ait été sollicitée après la transformation. L'examen des registres avant la première assemblée a montré que ce bail relevait désormais des conventions soumises à autorisation, en raison de la qualité d'administrateur du bailleur. Le conseil a délibéré sur le contrat existant, en a motivé les conditions au regard des pratiques locales, et le commissaire aux comptes a été informé dans les jours suivants. L'assemblée a approuvé la convention sur rapport spécial, les actions du dirigeant étant écartées du calcul de la majorité. La société a ensuite ouvert un registre des conventions autorisées, et la revue de ces contrats figure depuis à l'ordre du jour de chaque exercice.
Questions fréquentes sur les conventions réglementées d'une SA
Quelles personnes sont visées par la procédure des conventions réglementées dans une SA ?
La procédure concerne le directeur général, les directeurs généraux délégués, les membres du conseil d'administration et les actionnaires détenant plus du dixième des droits de vote. Elle s'applique aussi aux conventions indirectes, conclues par personne interposée ou avec une société dont l'un de ces dirigeants est associé.
Une autorisation du conseil peut-elle être donnée après la signature du contrat ?
Non, l'autorisation est par nature préalable, et une délibération postérieure ne la remplace pas. La situation se traite alors par la voie de la régularisation, avec un rapport spécial exposant les raisons de l'omission et un vote de l'assemblée.
L'approbation de l'assemblée suffit-elle à valider une convention non autorisée ?
Elle ne suffit pas, car les deux étapes répondent à des fonctions différentes : le conseil autorise, l'assemblée contrôle. L'approbation empêche seulement que la convention soit annulée pour ce motif, sans écarter la responsabilité de son bénéficiaire en cas de préjudice.
Le bail d'un local appartenant au dirigeant est-il une convention réglementée ?
Dans une société anonyme, un bail consenti par un administrateur ou par une société qu'il contrôle relève de la procédure d'autorisation. Il ne peut être traité comme une opération courante que si la société a une activité habituelle de location, ce qui est rarement le cas.
Une société anonyme nouvellement créée doit-elle déjà tenir un registre des conventions ?
Aucun registre n'est imposé sous cette forme par les textes, mais sa tenue dès le premier exercice est vivement recommandée. Il rassemble la délibération, le contrat et l'avis au commissaire, et il évite la reconstitution tardive des dossiers au moment de l'assemblée.
Les conventions réglementées existent-elles aussi dans une SAS ou une SARL ?
Ces formes connaissent une procédure voisine mais allégée, sans autorisation préalable d'un conseil dans la plupart des cas. Le contrôle s'exerce principalement au moment de l'assemblée, sur rapport du dirigeant ou du commissaire aux comptes lorsqu'il en existe un, ce qui allège sensiblement le formalisme.
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JTEC Conseil, cabinet d'expertise comptable et de commissariat aux comptes situé à Marseille 13012 et fondé par Joachim Terdjman, accompagne les indépendants, les professions libérales et les TPE et PME des Bouches-du-Rhône. Les honoraires sont établis après consultation préalable, selon le périmètre réellement confié.
